Možnosti využití rezervačního systému na webu

Online rezervační systém je pro mnoho oborů podnikání klíčovým prvkem webu. Většinu těch nejpoužívanějších systémů můžete jednoduše připojit i k Miowebu. Pokud v rámci svého podnikání nabízíte i služby realizované v konkrétním čase (školení, konzultace), určitě byste měli online rezervační systém zvážit. Přinášíme konkrétní ukázku toho, jak může využití rezervačního systému pomoci při prodeji školení a vstupenek.

Rezervační systém reenio aktivně používáte již od roku 2020. Jaký byl hlavní důvod, proč jste se rozhodli nasadit online rezervační systém a v jakých oblastech a aktivitách jej využíváte?

O nějaké formě prodeje vstupenek online jsme uvažovali poměrně dlouhou dobu. Celá řada zoologických zahrad již tuto možnost nabízela a my jsme nechtěli být v tomto směru pozadu. S ohledem na naše možnosti bylo jasné, že cestou vývoje vlastního řešení webového prodeje vstupenek jít nemůžeme. V této době zvažování jsme pak dostali tip na systém používaný v další ostravské atraktivitě – Dolních Vítkovicích.

Se systémem jsme se seznámili velmi rychle a společně se nám podařilo navrhnout koncept, jak tento univerzální systém zapojit do našeho provozu. Systém jsme postupně připravovali a testovali, nicméně jeho zahájení nakonec výrazně uspíšila pandemie koronaviru, resp. nařízení, která byla proti šíření vyhlášena. Samotné spuštění online prodeje vstupenek tak byl otázkou dnů.

Později jsme systém reenio začali využívat i pro další aktivity, a to konkrétně pro rezervace školních výukových programů, kdy se daleko více využívá potenciálu a možnosti rezervačního systému.

Jakým způsobem tento systém změnil to, jak v rámci zmíněných aktivit fungujete? Co zavedení systému reenio znamenalo a znamená pro vaše zákazníky? 

Motivací pro zavedení systému online prodeje vstupenek bylo nejen poskytnutí moderního řešení pro naše návštěvníky, ale také nabídnutí alternativního způsobu nákupu vstupenek, aby se, především ve vrcholné sezóně, částečně ulevilo klasickým pokladnám a frontám. Návštěvníci tak mohou vstupenky nakoupit z pohodlí domova, např. večer před návštěvou nebo třeba pomocí mobilního telefonu rovnou na místě, a přeskočit tak frontu čekající na klasický nákup u pokladny. Při odbavení online zakoupených vstupenek využívají návštěvníci oddělený vstup, kdy naši zaměstnanci pomocí čtečky QR kódů vstupenky zkontrolují. Pro návštěvníky je tedy možnost nákupu vstupenek online určitě benefitem, který jim urychlí celý proces příchodu do naší zoo.

V případě využití rezervačního systému pro školní výukové programy se proces komunikace změnil ještě výrazněji. V systému je možné ihned vidět, jaká je dostupnost jednotlivých programů. Významně se tak odbouraly četné telefonní hovory s dotazy právě na nabídku a volné termíny pro výuku. Dnes učitele odkazujeme přímo na online rezervační systém.

Jak jste novou možnost online prodeje vstupenek propagovali a komunikovali mezi zákazníky?

S odkazem na rezervační systém a informací o možnosti nákupu vstupenek online pracujeme aktivně, a to jak na webových stránkách zoologické zahrady, tak na sociálních sítích. Především v době hlavní sezony pak na tuto možnost upozorňujeme i formou pravidelných příspěvků na našem Facebooku a Instagramu.

Na příští sezónu je v plánu také upozorňovat na možnost online vstupenek přímo před vstupem do areálu v nových informačních kioscích. Zde předpokládáme, že to přiměje ještě více zákazníků koupit si vstupenku přímo při čekání ve frontě na klasickou pokladnu a následně se „předběhnout”.

Do naší zoo míří i hodně zahraničních návštěvníků, především z Polska. I to musíme brát v potaz při komunikaci, a díky multijazyčnosti systému reenio není žádný problém provozovat kompletní českou i polskou verzi. Významnost této vlastnosti dokládá fakt, že 40 % vstupenek prodaných online je pro polské návštěvníky. 

Byly nějaké výzvy nebo překážky, které jste museli překonat během počátečního nasazení a provozu online rezervačního systému?

Díky počátečním konzultacím bylo od začátku jasné, jak bude systém fungovat a jak jej budeme využívat. Následné nastavení a zprovoznění tak proběhlo bez problémů. Asi největší výzvou bylo nalezení optimálního modelu odbavování QR kódů. Pro efektivní provoz jsme pořídili profesionální laserové čtečky, které vyžadují stabilní a bezpečné internetové připojení. Také jsme museli zaškolit personál, a to nejen v používání čteček a aplikace, ale také v ověřování zákazníků. Určitou nevýhodou online prodeje vstupenek je totiž situace, kdy zákazník si sám koupí jinou vstupenku, než která je pro něj vhodná. Personál pak má za úkol nejen zkontrolovat platnost vstupenky, ale i její odpovídající typ (např. zlevněné studentské vstupenky), což při klasickém nákupu vstupenek na místě provádí pokladní přímo při prodeji. Nicméně mohu říct, že jsme našli efektivní systém provozu, což dokládají i čísla, kdy i ve špičce jsme schopni odbavit 30 návštěvníků za minutu. 

Jak hodnotíte zájem o využití online systému u zákazníků (jak z pohledu prodeje vstupenek, tak výukových aktivit)?  

Myslíme si, že zájem o nákup online vstupenek stále roste. Dokládají to čísla i zpětná vazba od konkrétních zákazníků, kteří oceňují možnost zakoupení vstupenky s předstihem z pohodlí domova. Z pohledu rezervace výukových programů je trend ovlivněn tím, že je to primární způsob, jak si výukový program objednat. I když stále evidujeme situace, kdy se učitelé chtějí objednat a domluvit telefonicky, nakonec jsou s online rezervacemi spokojeni, protože mají ihned k dispozici veškeré potřebné informace. 

Pro představu můžeme poskytnout pár čísel z provozu online prodeje vstupenek. Například v tomto roce jsme k 9.9.2023 přivítali již 500 000 návštěvníka a za toto období roku bylo téměř 14 % vstupenek zakoupeno online. Zajímavý je také průměrný čas mezi zakoupením a odbavením vstupenky, který je přibližně 11 hodin, což ukazuje na to, že nejčastěji dochází k nákupu v předvečer návštěvy zahrady. Naopak, nejkratší časy v řádu desítek sekund ukazují, že pořízení vstupenky přímo před vstupem není žádný problém.
Jaké rady byste dali jiným obdobným podnikům, které uvažují o zavedení online rezervačního systému na základě vašich zkušeností?

Dnešní doba je velmi rychlá a plná technologií, ke kterým moderní online rezervační či prodejní systémy bezesporu patří. Pokud někdo podniká v oblasti, která očekává objednávání či prodej vstupenek, určitě doporučujeme se nad řešením tohoto typu zamyslet. Doporučujeme si také před ostrým provozem vše dobře vyzkoušet, zaučit personál a nezapomenout i na takové věci, jako je grafika na vstupenky nebo správné nastavení e-mailové adresy.

Jak byste celkově zhodnotili rozhodnutí využít rezervační systém reenio a jeho provoz?

Rezervační systém je z našeho pohledu velmi užitečný a provozně přívětivý s ohledem na provozní náklady. Vyhovuje nám i to, že se jedná o cloudové řešení na bázi měsíčního pronájmu, takže nám odpadly vysoké počáteční investice za vývoj řešení na míru. I když si uvědomujeme, že zdaleka nevyužíváme všech jeho možností, jsme s ním spokojeni a jsme rádi, že přináší výhody nejen pro nás, ale především pro naše návštěvníky. 

Zoologická zahrada a botanický park Ostrava, p.o.

www.zoo-ostrava.cz

Na otázky odpovídaly:

Šárka Nováková, tisková mluvčí a vedoucí oddělení pro kontakt s veřejností

Jana Strakošová, asistentka ředitele, marketing

Oľga Hanzlíková, vedoucí pokladen